Las normas de conducta tienen por objeto indicar el comportamiento que se debe mantener en el desempeño de las actividades de la empresa para cumplir con el contenido de los Principios Éticos.
Se dividen en:
- 1) ética en la gestión empresarial;
- 2) ética laboral
1) ÉTICA EN LA GESTIÓN EMPRESARIAL
La Sociedad gestiona sus negocios aplicando los Principios Éticos identificados en este Código y exige a los Destinatarios el cumplimiento de dichos principios en todas las circunstancias, independientemente de la importancia del negocio y de las condiciones del mercado.
a) structuras organizativas y de procedimiento
La Sociedad considera un elemento fundamental de su organización un adecuado control interno a través de un correcto y eficaz sistema de "reporting", que contribuya a mejorar la eficiencia de los procesos corporativos y en relación con el cual los colaboradores de la Compañía estén adecuadamente sensibilizados.
La Sociedad se compromete a velar por el cumplimiento de la normativa legal y de carácter voluntario que haya decidido aplicar y cumplir.
b) Transparencia
La Sociedad reconoce la importancia de la transparencia, exactitud e integridad de la información contable y se compromete a garantizar un sistema administrativo-contable fiable que represente correctamente los hechos de la gestión y proporcione las herramientas para identificar, prevenir y gestionar, en la medida de lo posible, los riesgos financieros y operativos.
Todas las operaciones de la empresa deben quedar registradas y debe ser posible verificar el proceso de toma de decisiones, autorización y ejecución.
En particular, los asientos contables deben basarse en información exacta, exhaustiva y verificable, deben reflejar la naturaleza de la transacción a la que se refieren de conformidad con los principios externos (leyes, principios contables), las políticas y los procedimientos internos, y deben ir acompañados de la documentación justificativa necesaria para permitir un análisis y una verificación objetivos.
Todos los Destinatarios están obligados a velar para que los actos de gestión se representen correcta y puntualmente, de modo que el sistema administrativo-contable pueda alcanzar los fines antes descritos.
Queda expresamente prohibida la inclusión de hechos materiales que no se correspondan con la verdad en los estados financieros, informes y demás comunicaciones corporativas exigidas por la ley, así como la omisión de información cuya divulgación sea exigida por la ley sobre la situación económica, patrimonial o financiera de la Sociedad.
Queda prohibido comportarse de forma que se impida o dificulte la realización de todas las actividades de control o auditoría legalmente atribuidas a los accionistas, a otros órganos sociales o a la sociedad auditora.
c) Relaciones con los clientes
La Sociedad se compromete a que sus actividades satisfagan y protejan a sus clientes, escuchando las peticiones que puedan favorecer una mejora en la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
En sus comunicaciones a los clientes, incluidos los mensajes publicitarios, la Sociedad persigue los siguientes objetivos:
- claridad y sencillez;
- cumplimiento de la normativa vigente, condenando el uso de prácticas elusivas o desleales de cualquier otro tipo;
- exhaustividad, para no pasar por alto ningún elemento relevante para la decisión del cliente;
- veracidad y transparencia, excluyendo el uso de métodos de información engañosos.
La conducta de la Sociedad y la de sus empleados hacia los clientes se caracteriza por la amabilidad, el respeto y la cortesía, con vistas a una relación leal y altamente profesional.
Los contratos estipulados con los clientes se redactan de forma clara y completa, utilizando un lenguaje fácilmente comprensible.
La Sociedad, a través de sus directivos, empleados y colaboradores, se compromete en las relaciones con los clientes a:
- no discriminar arbitrariamente a los clientes, ni tratar de aprovecharse indebidamente de posiciones de fuerza en perjuicio de los mismos;
- responder con prontitud a las quejas de los clientes y considerar sus sugerencias;
- exigir a los clientes el cumplimiento de los principios del Código Ético e incluir en los contratos la obligación expresa de acatarlos;
- informar con prontitud a su superior de cualquier conducta de un cliente que parezca contraria a los principios de este Código Deontológico.
d) Relaciones con los proveedores
La elección de los proveedores y la adquisición de bienes y servicios se llevan a cabo por las funciones corporativas competentes en cumplimiento de los principios de imparcialidad e independencia y sobre la base de requisitos objetivos de integridad, calidad, eficiencia y rentabilidad.
En particular, la Sociedad se compromete a:
- llevar a cabo una selección y gestión transparentes de los proveedores;
- no discriminar entre proveedores;
- exigir a los proveedores el cumplimiento de los principios del Código Ético e incluir en los contratos la obligación expresa de acatarlos.
Con especial referencia a los servicios de consultoría o suministros especializados, también se valorará adecuadamente, en la elección, la relación de confianza existente con el proveedor.
Todos los proveedores están obligados a:
- cumplir las leyes y normativas laborales vigentes en los países en los que operan;
- no discriminar a su personal por motivos de raza, nacionalidad, sexo o religión;
- leer el Código Ético y comprometerse a cumplirlo.
Los contratos de suministro incluirán cláusulas especiales que prevean el derecho de Varaschin S.p.A. a tomar todas las medidas oportunas (incluida la rescisión del contrato) en caso de que el proveedor infrinja la ley, el contrato o el presente Código Ético.
e) Relaciones con los colaboradores externos
Los colaboradores externos (agentes, consultores, representantes, etc.) están obligados a observar los principios de este Código Ético. Esto también a través de la provisión de cláusulas contractuales específicas que proporcionan a Varaschin S.p.A. el derecho a adoptar cualquier medida apropiada (incluyendo la rescisión del contrato) en caso de violación de la ley, del contrato o de este Código Ético.
f) Relaciones con la Administración Pública
Las negociaciones y relaciones empresariales con los organismos públicos, las administraciones públicas y los interlocutores institucionales en general deben llevarse a cabo de conformidad con la ley y respetando los principios de lealtad, equidad, transparencia y verificabilidad.
La Sociedad condena todos los fenómenos de corrupción y se compromete a adoptar todas las medidas adecuadas para prevenir y evitar la comisión de los delitos contra la Administración Pública contemplados en el Decreto Legislativo nº 231/2001.
En particular, por lo que se refiere a la Administración Pública, están expresamente prohibidos:
- ofertas, promesas, donaciones de dinero, bienes u otras utilidades (en cualquier forma, incluidos regalos y obsequios corporativos, salvo que sean de valor modesto) a directivos, funcionarios o empleados, con el fin de obtener un trato más favorable en relación con cualquier relación mantenida por la Empresa con la A.P;
- las influencias indebidas y las injerencias indebidas destinadas a influir, directa o indirectamente, en las decisiones de la Administración Pública o en el desarrollo de una relación comercial adecuada;
- toda actuación dirigida a obtener información confidencial de la Administración Pública;
- la realización de cualquier otro acto que pueda inducir a la Administración Pública a hacer u omitir algo en violación de la normativa vigente.
La Sociedad condena este tipo de conductas, ya sean realizadas directamente por miembros de los órganos sociales o empleados, o a través de colaboradores externos o terceros.
La negociación y contratación con la Administración Pública está reservada exclusivamente a las funciones corporativas encargadas y autorizadas a tal efecto, en cumplimiento de la más estricta observancia de las leyes y reglamentos aplicables, también para no comprometer la integridad y reputación de Varaschin S.p.A. Además, la documentación producida como resultado de las relaciones comerciales con la Administración Pública se conservará y archivará adecuadamente.
g) Patrocinio y contribuciones
La Sociedad podrá reconocer contribuciones y donaciones a favor de entidades (por ejemplo, asociaciones sin ánimo de lucro) debidamente constituidas con arreglo a la ley y que promuevan los principios éticos de la sociedad.
Las actividades de patrocinio y las contribuciones podrán referirse a eventos e iniciativas de carácter social, científico, cultural, deportivo y artístico.
En la selección de las iniciativas a apoyar, la Sociedad actúa de forma que se evite cualquier posible situación de conflicto de intereses a nivel personal o corporativo.
h) Regalos y gratificaciones
La Sociedad prohíbe a sus empleados y colaboradores aceptar regalos y gratificaciones de valor superior a los límites razonables, o incompatibles con las relaciones comerciales normales, que puedan crear situaciones de condicionamiento en el desempeño de la relación de trabajo, que debe estar exenta de obligaciones de gratitud.
i) Competencia y propiedad intelectual
La Sociedad se abstiene de conductas anticompetitivas y respeta las normas de protección de la competencia y del mercado.
A los efectos del presente Código Ético, se entiende por conducta anticompetitiva toda conducta engañosa, fraudulenta o desleal, contraria a la libre competencia o que atente contra las reglas de la buena fe y la lealtad en las relaciones jurídicas.
La Sociedad reconoce el valor de la competencia en el mercado y se compromete a cumplir la normativa antimonopolio aplicable en los países en los que opera.
La Sociedad se compromete a evitar prácticas comerciales tales como la creación de cárteles, el reparto de mercados o las limitaciones a la producción o a las ventas, que puedan constituir una violación de las leyes de la competencia.
En el marco de la competencia leal, la Sociedad respeta los derechos de propiedad intelectual de terceros, por lo que los Destinatarios tienen prohibido violar estos derechos (marcas, diseños y modelos, patentes, derechos de autor) o realizar actos de competencia desleal, como la imitación servil de productos de terceros.
La Sociedad exige el compromiso de todos los Destinatarios para la protección de sus derechos de propiedad intelectual, que representan un activo inestimable para la Empresa y para la continuidad del negocio.
2) ÉTICA LABORAL
a) Contratación de trabajadores
La contratación de trabajadores responde tanto a la necesidad de encontrar en el mercado competencias y profesionalidad que no están presentes en la empresa, como a la necesidad de incluir en la organización de la empresa a jóvenes en los que invertir para garantizar el crecimiento y el desarrollo de la Sociedad.
La búsqueda de personal es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos, mientras que la selección es responsabilidad del responsable del departamento correspondiente. La búsqueda y selección de personal se realiza respetando la privacidad de los candidatos y en base a criterios objetivos y transparentes, garantizando la igualdad de oportunidades y evitando favoritismos.
Todo el personal es contratado con un contrato de trabajo regular de conformidad con la legislación aplicable.
En el momento de la contratación y durante el primer periodo de empleo, cada trabajador recibe información adecuada en relación con las normas que regulan su relación laboral, las normas y procedimientos de prevención en materia de seguridad y salud en el trabajo, las políticas de la empresa y las normas del Código Ético de la Sociedad, con el fin de asegurar un conocimiento inmediato y favorecer una rápida integración en la vida y cultura de la empresa.
b) Desarrollo profesional
La Sociedad es consciente de que la colaboración de personas motivadas y altamente profesionales representa un factor estratégico de fundamental importancia, por lo que se fija como objetivo implantar un sistema de gestión y desarrollo de los recursos humanos que le permita ofrecer a todos los trabajadores, en igualdad de condiciones, las mismas oportunidades de mejora y crecimiento profesional.
La Sociedad fomenta la actualización y el crecimiento profesional de los trabajadores, tanto promoviendo iniciativas de formación (cursos de actualización, participación en seminarios, etc.) como transfiriendo sus conocimientos y experiencia a sus empleados.
c) Remuneración
La Sociedad garantiza a sus empleados y colaboradores una remuneración adecuada basada en la profesionalidad, la función y los resultados alcanzados, con el objetivo de mantener un entorno competitivo en constante comparación con el mercado en el que opera.
La remuneración se determina e incrementa respetando los principios éticos y las disposiciones legales y contractuales vigentes, de forma clara, justa y transparente.
d) Comunicación interna
La Sociedad considera la comunicación interna y el intercambio de información y experiencias como elementos esenciales para el funcionamiento eficaz de la empresa.
La comunicación interna es responsabilidad primaria y directa de cada responsable de función en el marco de una correcta gestión de las relaciones interpersonales con sus colaboradores.
e) Protección de los bienes de la empresa
Los empleados y colaboradores son responsables de la protección de los bienes corporativos que se les asignen y deben trabajar diligentemente para protegerlos, a través de una conducta responsable en línea con los procedimientos corporativos.
Está absolutamente prohibido que los empleados y colaboradores hagan, o permitan que otros hagan, un uso indebido de los activos y recursos de la Sociedad.
La creciente dependencia de las tecnologías de la información exige también garantizar la disponibilidad, seguridad, integridad y máxima eficiencia de esta categoría particular de activos.
Los empleados y colaboradores de la Sociedad misma están obligados a utilizar las herramientas informáticas a su disposición exclusivamente para fines corporativos y nunca por motivos privados y/o personales, respetando la normativa vigente y los procedimientos corporativos.
La Sociedad condena toda conducta ilícita en relación con los sistemas informáticos, incluyendo el uso de software no autorizado o sin licencia, la falsificación de documentos informáticos públicos o privados, el acceso no autorizado a un sistema informático o telemático, la posesión o difusión no autorizada de códigos de acceso a sistemas informáticos o telemáticos, la interceptación, obstrucción o interrupción ilícita de comunicaciones informáticas o telemáticas.
